3 claves prácticas ​ para que tu equipo participe  activamente en las reuniones 

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A menudo, el responsable del equipo (Team Leader, Project Manager, CTO, CEO, etc.) convoca una reunión con su equipo (p.ej., daily meeting) para compartir novedades, circunstancias o acontecimientos que impactan en el servicio a clientes o en el desarrollo de proyectos en curso.

 

En estas reuniones suele comprobar que (casi) siempre participan activamente, dando su opinión o perspectiva, las mismas personas.

 

También suele observar que los técnicos que asisten de forma presencial parecen "más presentes" (valga la redundancia) que los que asisten en modo online, que parecen "más distantes" (aunque no siempre es así).

 

¿Qué podemos hacer si queremos desatar la iniciativa a participar?

 

Es importante saber que lo que impulsa a una persona a participar más o menos en una reunión es, por una parte, su personalidad (p.ej., extroversión/introversión), el clima emocional (p.ej., cercano, distante), el sentimiento de identificación o pertenencia grupal (p.ej., si se siente integrada o excluida) y el condicionamiento por experiencias anteriores (p.ej., viene de empresas donde solo se tiene en cuenta la opinión de los principales responsables).

 

En consecuencia, las 3 claves practicas que propongo tener en cuenta, son:

 

  1. Interésate por conocer a cada componente de tu equipo (personalidad, experiencias anteriores, inquietudes...) sin etiquetar ni juzgar.
  2. Muéstrate cercano/a en las reuniones, establece un clima donde opinar sea "seguro", es decir, que no habrá rechazo ni desvalorización, sino todo lo contrario, aprecio y agradecimiento por participar.
  3. Explica que las distintas opiniones son importantes para ti y el equipo. Pregunta a cada componente del equipo y después, cállate y escucha atentamente (no interrumpas) para demostrar coherencia.

 

Y recuerda que la distancia física, el contacto visual o la "jerarquización" de las ubicaciones físicas (p.ej., ubicación central en la mesa, extremos, segunda fila, etc.), influye y modula la motivación a participar debido a que hace que parezcan más o menos importantes las personas y sus opiniones.

 

Quizá cueste un poco al principio, especialmente con algunos miembros del equipo remoto (por la distancia), aunque si persistes en estos ejemplos (y otros que conozcas), sin forzar, para que tu equipo "se suelte", desatarás un clima motivador que potenciará la, tan deseada como necesaria, iniciativa.

 

¿Qué haces tú para lograr la participación de tus equipos presenciales y remotos?

 

*Si quieres más información puedes visitar mi página sobre formación estratégica

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